똑똑하게 메모하는 방법

적고, 또 적기

누구라도 같은 말을 다시 하는 것을 좋아하지 않다. 우리의 상사와 경영진, 클라이언트는 특히 더 그렇습니다. 자신이 처음 말할 때 적어 놓지 않아서 똑같은 말을 반복하게 하는 직원이 눈에 찰 리가 있겠습니까? 우리가 그럴 때 마다 그들이 하던 일을 멈추고 기억을 되살리거나 그 문제에 관해 적어 둔 것을 찾아야 합니다. 그런 일은 제발 없기를 바라는데, 두 번째 말할 때에도 적지 않았다가 다시 찾아간다면 그들은 틀림없이 격노할 것입니다.

어저면 우리는 그들의 지시를 받아 적지도 않고도 그럭저럭 잘해 나가고 있었을지도 모릅니다. 하지만 상사와 경영진, 클라이언트들이 일을 끝내라고 몰아붙여 시간에 쫓기게 되면, 메모하지 않는 습관은 치명적인 단점이 될 수 있습니다. 상사와 경영진, 클라이언트가 지시할 때 받아 적지 않는 것 역시 그들에게는 불쾌한 일일 수도 있습니다. 그들이 자신이 하는 말을 우리가 무시한다고 생각할지도 모르기 때문입니다. 그의 말을 중요하게 생각했다면 적었을 것이라 생각하기 때문입니다.

그렇다고 상사와 경영진, 클라이언트가 하는 말을 모두 적어 놓을 필요는 없습니다. 그저 적절한 시간에 적절한 방식으로 적어 두는 것은 우리의 노력을 인정 받을 수 있게 할 뿐만 아니라, 우리가 해야 할 일을 분명하게 확인할 수 있기 때문에 시간과 에너니를 절약할 수 있습니다.

메모가 필요할 때& 똑똑하게 메모하는 방법

시간과 관련하여 민감한 문제일 경우

고객이 특정 시점까지 견적을 내 달라고 요구하거나, 어떤 프로젝트의 만기일이 특정한 날짜일 경우에는 그에 관한 정보를 적어 놓아야 합니다.

상사가 우리를 자기 자리로 불렀을 때

상사들이 우리를 자기 자리로 부를 때 대개 그들은 특별한 안건을 염두에 두고 있는 경우가 많습니다. 그렇기 때문에 상사가 부를 때는 펜과 수첩를 가져가서 관련 정보를 받아 적을 준비를 해야 합니다.

회의에 참석했을 때

회의록을 작성해야 하는 상황이라면 꼭 해야하는 내용이지만, 회의록을 작성하지 않아도 되는 상황이라도 누가 어떤 말을 하는지 간략하게 기록하고 당신과 직접적으로 관련된 사항에 대해서는 자세하게 적어 놓아야 합니다. 신입사원의 경우, 이를 바탕으로 회의록을 작성하는 연습을 미리 해본다면 실전에서도 우수한 모습을 보여줄 수 있을 것 입니다.

업무적으로 전화 통화할때

얘기하면서 계속 기록하는 것이 좋습니다. 나중에 무슨 얘기를 나누었는지 정확하게 기억하지 못할 수도 있기 때문이다. 나중에 추가로 질문할 경우를 대비해서 언제나 전화한 사람의 연락처를 적어 두었는지 확인합시다. 그리고 업무상의 전화 통화를 한 후에 메모를 바탕으로 업무 메일을 보내 확인하는 한편, 동료들과 업무내용을 공유하는 것도 바람직한 행동입니다.

불만사항을 접수했을때

접수한 불만사항과 우리가 그것을 어떻게 처리했는지를 적어 놓아야 합니다. 그리고 접수 불만 사항에 대해서 조치를 취한 내용에 대해서도 추가적으로 기록하는 것 좋다. 상사나 경영진, 클라이언트가 개입해서 어떤 일이 있었는지 알고 싶어 할 경우, 어떤 일이 있었는지 알고 싶어할 경우, 이런 조치들은 상당히 도움이 될 수 있습니다. 기록을 보면서 무슨일이 일어났는지를 설명할 수 있다면, 우리는 전문가답고 준비가 잘 된 사람으로 평가될 것입니다.

글쓰기 능력을 발전시키기 위해 연습하기

글 쓰는 속도가 느리다면 자신이 알아볼 수 있는 속기체 같은 것을 고안하는 것이 좋습니다. 특히 우리가 일하고 있는 업계에서 사용하는 용어와 약어 등을 통해 간단히 표기하면 메모하는 속도가 훨씬 빨라질 것이다.

질문하기

어떤 사람이 무슨 말을 하고 있는지 잘 모르겠으면 언제든지 물어봐야 합니다. 그런 질문을 했다고 아무도 우리를 '멍청하다', '어리석다'라고 생각하지 않습니다.

핵심사항을 확인하기

상사나 경영진, 클라이언트가 말을 마쳤을 때 “제가 정확히 이해했는지 확인하기 위해 적어 놓은 것을 좀 읽어 봐도 되겠느냐 양해를 구하도록 합시다. 날짜, 이름, 철자, 구체적 지시사항, 대상 등을 정확하게 적었는지 확인하는 것도 좋습니다. 식당에서 점원들이 주문받은 메뉴 확인하는 것처럼 매우 자연스러운 행동이기 때문에 두려워할 필요가 전혀 없습니다.

기록한 것들을 정리해놓기

언제나 손쉽게 집어들 수 있는 수첩과 펜을 항상 가지고 다닙시다.

다 쓴 수첩 표지에 그 수첩이 쓰인 기간을 써 놓으면 기록을 정리하기 한결 쉬워질 것입니다.