D.M.숑스토리

적고, 또 적기

누구라도 같은 말을 다시 하는 것을 좋아하지 않다. 우리의 상사와 경영진, 클라이언트는 특히 더 그렇습니다. 자신이 처음 말할 때 적어 놓지 않아서 똑같은 말을 반복하게 하는 직원이 눈에 찰 리가 있겠습니까? 우리가 그럴 때 마다 그들이 하던 일을 멈추고 기억을 되살리거나 그 문제에 관해 적어 둔 것을 찾아야 합니다. 그런 일은 제발 없기를 바라는데, 두 번째 말할 때에도 적지 않았다가 다시 찾아간다면 그들은 틀림없이 격노할 것입니다.

어저면 우리는 그들의 지시를 받아 적지도 않고도 그럭저럭 잘해 나가고 있었을지도 모릅니다. 하지만 상사와 경영진, 클라이언트들이 일을 끝내라고 몰아붙여 시간에 쫓기게 되면, 메모하지 않는 습관은 치명적인 단점이 될 수 있습니다. 상사와 경영진, 클라이언트가 지시할 때 받아 적지 않는 것 역시 그들에게는 불쾌한 일일 수도 있습니다. 그들이 자신이 하는 말을 우리가 무시한다고 생각할지도 모르기 때문입니다. 그의 말을 중요하게 생각했다면 적었을 것이라 생각하기 때문입니다.

그렇다고 상사와 경영진, 클라이언트가 하는 말을 모두 적어 놓을 필요는 없습니다. 그저 적절한 시간에 적절한 방식으로 적어 두는 것은 우리의 노력을 인정 받을 수 있게 할 뿐만 아니라, 우리가 해야 할 일을 분명하게 확인할 수 있기 때문에 시간과 에너니를 절약할 수 있습니다.

메모가 필요할 때& 똑똑하게 메모하는 방법

시간과 관련하여 민감한 문제일 경우

고객이 특정 시점까지 견적을 내 달라고 요구하거나, 어떤 프로젝트의 만기일이 특정한 날짜일 경우에는 그에 관한 정보를 적어 놓아야 합니다.

상사가 우리를 자기 자리로 불렀을 때

상사들이 우리를 자기 자리로 부를 때 대개 그들은 특별한 안건을 염두에 두고 있는 경우가 많습니다. 그렇기 때문에 상사가 부를 때는 펜과 수첩를 가져가서 관련 정보를 받아 적을 준비를 해야 합니다.

회의에 참석했을 때

회의록을 작성해야 하는 상황이라면 꼭 해야하는 내용이지만, 회의록을 작성하지 않아도 되는 상황이라도 누가 어떤 말을 하는지 간략하게 기록하고 당신과 직접적으로 관련된 사항에 대해서는 자세하게 적어 놓아야 합니다. 신입사원의 경우, 이를 바탕으로 회의록을 작성하는 연습을 미리 해본다면 실전에서도 우수한 모습을 보여줄 수 있을 것 입니다.

업무적으로 전화 통화할때

얘기하면서 계속 기록하는 것이 좋습니다. 나중에 무슨 얘기를 나누었는지 정확하게 기억하지 못할 수도 있기 때문이다. 나중에 추가로 질문할 경우를 대비해서 언제나 전화한 사람의 연락처를 적어 두었는지 확인합시다. 그리고 업무상의 전화 통화를 한 후에 메모를 바탕으로 업무 메일을 보내 확인하는 한편, 동료들과 업무내용을 공유하는 것도 바람직한 행동입니다.

불만사항을 접수했을때

접수한 불만사항과 우리가 그것을 어떻게 처리했는지를 적어 놓아야 합니다. 그리고 접수 불만 사항에 대해서 조치를 취한 내용에 대해서도 추가적으로 기록하는 것 좋다. 상사나 경영진, 클라이언트가 개입해서 어떤 일이 있었는지 알고 싶어 할 경우, 어떤 일이 있었는지 알고 싶어할 경우, 이런 조치들은 상당히 도움이 될 수 있습니다. 기록을 보면서 무슨일이 일어났는지를 설명할 수 있다면, 우리는 전문가답고 준비가 잘 된 사람으로 평가될 것입니다.

글쓰기 능력을 발전시키기 위해 연습하기

글 쓰는 속도가 느리다면 자신이 알아볼 수 있는 속기체 같은 것을 고안하는 것이 좋습니다. 특히 우리가 일하고 있는 업계에서 사용하는 용어와 약어 등을 통해 간단히 표기하면 메모하는 속도가 훨씬 빨라질 것이다.

질문하기

어떤 사람이 무슨 말을 하고 있는지 잘 모르겠으면 언제든지 물어봐야 합니다. 그런 질문을 했다고 아무도 우리를 '멍청하다', '어리석다'라고 생각하지 않습니다.

핵심사항을 확인하기

상사나 경영진, 클라이언트가 말을 마쳤을 때 “제가 정확히 이해했는지 확인하기 위해 적어 놓은 것을 좀 읽어 봐도 되겠느냐 양해를 구하도록 합시다. 날짜, 이름, 철자, 구체적 지시사항, 대상 등을 정확하게 적었는지 확인하는 것도 좋습니다. 식당에서 점원들이 주문받은 메뉴 확인하는 것처럼 매우 자연스러운 행동이기 때문에 두려워할 필요가 전혀 없습니다.

기록한 것들을 정리해놓기

언제나 손쉽게 집어들 수 있는 수첩과 펜을 항상 가지고 다닙시다.

다 쓴 수첩 표지에 그 수첩이 쓰인 기간을 써 놓으면 기록을 정리하기 한결 쉬워질 것입니다.

적당한 자신감은 자신을 돋보이게 합니다. 직장에서 상사들은 할 수 있다는 태도를 보이는 직원들을 좋아합니다.

그러나 그의 자신감이 지나치다 싶으면 걱정하기 시작할 것입니다. 과도한 자신감은 큰 문제를 불러오는 경우가 많습니다. 예를 들면 지나친 자신감을 가진 직원들은 구체적인 계획이나 노력도 없이 막연히 ‘일이 잘될 것’이라고 믿습니다. 실현 가능성이 없다는 판단을 하지 못하고 지킬 수 없는 약속을 하기 시작하는 것입니다. 또한, 지나친 자신감은 허세로 보여 주변 동료들을 적으로 돌리기 쉽습니다. 지나친 자심감을 계속해서 보인다면 대부분 동료들은 우리가 위기에 처해 있더라도 별로 도와주고 싶어 하지 않을 것입니다.

하지만 반대로, 자신감이 부족한 직원을 대하는 일 또한 상사와 경영진, 클라이언트로서는 마찬가지로 괴롭습니다. 그 사람이 어떤 일을 착수하기 전에 그 일을 할 수 있다고 믿게 하기 위해 에너지를 쏟아야 하기 때문이다. 이런 일을 한 두 번쯤이야 하겠지만, 한 사람의 자신감을 끊임없이 북돋아 줄 정도로 시간이 많은 상사와 경영진, 클라이언트가 어디 있겠습니까?

애초에 상사와 경영진, 클라이언트가 당신이 일을 잘 해낼 것이라는 믿음을 가지고 당신을 채용했다는 사실을 기억해야 합니다.

여기에서 핵심 사항을 자신감의 ‘균형점’을 잘 찾는 것입니다. 자신감 과다나 결여는 모두 그 바탕에 ‘두려움’이라는 심리가 깔린 행동들입니다. 이러한 행동들은 자신의 가치에 대한 두려움을 보여줍니다. 회사에서 일보다는 자기 자랑이나 하는 데 많은 시간을 허비하고 있거나 자신감 결핍으로 얼어 있는 것은 좋지 않습니다. 다른 사람에게 자신이 적절한 자신감을 가지고 일을 해낼 준비가 되어 있다고 어필하는 것이 중요합니다.

적당한 자신감을 키우는 방법

직접뛰어들기

자신감이 지나친 사람은 어떤 식으로 일을 해낼지를 이야기하느라, 자신감이 부족한 사람은 걱정하거나 징징대느라 지나치게 많은 시간을 낭비합니다. 그 대신 실제로 일을 시작해보면 그리 어려운 일이 아닌 경우가 많습니다. 걱정할 시간에 일단 그 일을 시작하도록 합시다.

시간별 행동 계획 세우기

적절히 처리할 수 없는 문제에 부딪혔을 때에는 도움을 받을 수 있는 사람과 지원의 목록을 작성해 보는 것도 좋습니다.

도전을 두려워하지 않기

명확하고 성취할 수 있는 목표를 스스로 설정해봅시다. 그리고 하나의 임무를 완수하고 나면, 다음 목표를 물색합시다. 어떻게 하면 문제를 극복할 수 있는지, 그리고 그 과정에서 무엇을 배울 수 있는지에 초점을 맞춰서 목표를 세우고 이뤄나가면 금방 자신감을 얻게 될 것입니다.

실수의 원인 분석하기

다른 사람들을 비난하거나 자신의 실수가 없었던 것처럼 굴지 않도록 노력합시다. 도망가서 숨는 대신 목표를 달성하기 위해 다른 방법이 없는지를 찾아봐야 할 것입니다. 왜 실수를 하게 되었는지 냉정하게 직시하지 못한다면 그것을 반복할 수밖에 없을 것입니다.

다른 시각에서 보기

자신이 좋아하는 일을 하는 것은 균형감각을 회복하고 자신감을 회복하는 데 도움이 되기도 합니다. 종교 활동 뿐 만 아니라, 개나 고양이 데리고 산책하기, 야구, 골프 등의 취미활동 다시 일어서는 데 도움이 되는 자기 내부의 뭔가를 찾도록 노력하도록 합시다.

끈기 키우기

어쩌면 무언가를 시도할 때마다 눈에 띄는 성공을 거두지 못했을 수도 있습니다. 하지만 계속해서 노력하고 있다는 사실만으로도 상사와 경영진, 클라이언트에게 당신의 성격과 자신감에 대해 중요한 어필을 하고 있는 것입니다.

이 세상에서 끈기를 이길 수 있는 것은 없습니다!